Vertrieb CRM: Die Tools kennt jeder. Warum der Vertrieb trotzdem bei Excel bleibt.
Ihr habt ein CRM. Ihr habt es eingefĂŒhrt, geschult, bezahlt. Und trotzdem pflegt der Vertrieb seine Kontakte in Excel, WhatsApp und im Kopf. Das ist kein Tool-Problem.
Jedes zweite CRM-Projekt endet so.
Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Microsoft Dynamics. Die Tools sind gut. Die Demos sind ĂŒberzeugend. Die Versprechen auch. Und dann geht das System live, die ersten Wochen laufen okay, und drei Monate spĂ€ter schaut niemand mehr rein.
Der Vertrieb hat seine eigenen Wege. Der eine pflegt alles in einer riesigen Excel-Tabelle die nur er versteht. Die andere hat ihre Kontakte in WhatsApp. Der dritte erinnert sich an alles, bis er kĂŒndigt und alles mitnimmt.
Das Unternehmen zahlt weiter die Lizenz. Und niemand spricht es aus.
Drei Symptome die wir in fast jedem Unternehmen sehen.
Diese Situationen kennen wir aus fast jedem Unternehmen das zu uns kommt.
Daten die nirgends landen
Termine, Calls, Deals, alles passiert, nichts wird gepflegt. Das CRM zeigt eine leere Pipeline. Die echte Pipeline lebt im Kopf des Vertrieblers.
Das Ergebnis: Kein Reporting das stimmt. Kein Forecast der trÀgt.
Reporting das niemand glaubt
Die GeschĂ€ftsfĂŒhrung will Zahlen. Der Vertrieb liefert sie, irgendwie. Aber niemand vertraut den Daten wirklich, weil alle wissen dass sie nicht vollstĂ€ndig sind.
Das Ergebnis: Entscheidungen auf Basis von Daten die niemand glaubt.
Wissensverlust wenn jemand geht
Ein Vertriebler kĂŒndigt. Mit ihm gehen Kontakte, Kontext, Beziehungen. Das CRM war nie befĂŒllt. Der Nachfolger fĂ€ngt bei null an.
Das Ergebnis: Wissen das das Unternehmen gehört verliert das Unternehmen.
Der Vertrieb wird eingeladen. Zum Training. Nicht zur Planung.
Die erste Reaktion wenn das CRM nicht genutzt wird: ein weiteres Training ansetzen. Wenn das nicht hilft: mehr Kontrolle, mehr Pflichtfelder, mehr Druck. Wenn das auch nicht hilft: vielleicht war es das falsche Tool, also das nÀchste evaluieren.
Aber der eigentliche Fehler passiert frĂŒher. Bei der EinfĂŒhrung sitzt der Vertriebsleiter im Projekt. Die GeschĂ€ftsfĂŒhrung auch. Alle nicken. Alle haben Anforderungen. Nur die Menschen die das System tĂ€glich nutzen sollen, sind nicht dabei.
Der Vertriebler hat seinen ersten Kontakt mit dem CRM beim Training. Zu diesem Zeitpunkt ist alles bereits entschieden: Felder, Prozesse, Pflichtangaben, Dashboard. Er schaut auf ein System das fĂŒr jemand anderen gebaut wurde. Er spĂŒrt sofort: das macht meinen Alltag nicht einfacher. Das ist ein Kontrollinstrument.
Und er hat recht. Nicht weil das die Absicht war, sondern weil niemand ihn gefragt hat was er braucht. Mehr Schulung Àndert daran nichts. Ein neues Tool auch nicht.
Vertrieb CRM funktioniert nur, wenn der Vertriebler selbst einen Vorteil sieht.
Wir fangen nicht mit dem Tool an. Wir fangen damit an zu verstehen wie der Vertrieb wirklich arbeitet. Welche Informationen braucht ein Vertriebler tÀglich? Was nervt ihn an seinem aktuellen Workflow? Wo verliert er Zeit, wo verliert er Deals?
Erst wenn wir das verstehen, bauen wir das CRM so, dass es diese Probleme löst. Weniger Felder, nicht mehr. Klare Workflows die zum echten Verkaufsprozess passen, nicht zum Idealprozess aus dem Handbuch. Und ein konkreter Vorteil fĂŒr den Vertriebler selbst, nicht nur fĂŒr sein Management.
Das Ergebnis: ein CRM das genutzt wird, weil es den Alltag einfacher macht. Nicht weil es Pflicht ist.
Von 8% auf 74% Nutzung in acht Wochen.
Ein Vertriebsteam mit 15 Personen. CRM seit einem Jahr im Einsatz, Nutzungsrate laut Admin-Dashboard: 8%. Der Vertriebsleiter ist frustriert, die GeschĂ€ftsfĂŒhrung auch.
Wir haben in der ersten Woche nicht das CRM angefasst. Wir haben mit fĂŒnf Vertriebsmitarbeitern gesprochen. Eine Frage: Was nervt dich tĂ€glich bei deiner Arbeit?
- 74% aktive Nutzung nach acht Wochen
- Kein neues Tool eingefĂŒhrt
- Keine neue Schulung
- Vier konkrete Pain Points identifiziert und gelöst
- Zwei Automatisierungen gebaut die echte Arbeit abnehmen
- Zwei Abteilungen die selbst weitere Use Cases entwickelt haben
âWir hatten das Tool seit einem Jahr. Niemand hat es genutzt. Jetzt fragt mein Team selbst nach neuen Funktionen.â
Was ihr uns zum Thema Vertrieb CRM meistens fragt.
Meistens nicht. In den meisten FĂ€llen ist das Problem nicht das Tool sondern wie es konfiguriert und eingefĂŒhrt wurde. Bevor wir ĂŒber ein neues System reden, schauen wir uns an was mit dem bestehenden möglich ist.
Eine erste Analyse mit konkreten Handlungsempfehlungen schaffen wir in einer bis zwei Wochen. Erste sichtbare Verbesserungen in der Nutzung in weiteren vier bis sechs Wochen.
Das erleben wir selten wenn die Lösung wirklich besser ist als der Status quo. Menschen sind nicht grundsÀtzlich verÀnderungsresistent, sie sind resistent gegen VerÀnderungen die ihren Alltag schlechter machen. Wenn das CRM ihren Alltag besser macht, nutzen sie es.
Kommt drauf an. Wenn das Problem eine einfache Konfigurationsfrage ist, erklĂ€rt ihr das intern in einem Nachmittag. Wenn es tiefer liegt, also am Prozess, an der Adoption oder an der DatenqualitĂ€t, lohnt sich ein externer Blick der keine RĂŒcksicht auf interne Politik nehmen muss.
EUER CRM LĂUFT. EUER VERTRIEB NUTZT ES NICHT.
Euer CRM lÀuft. Euer Vertrieb nutzt es nicht. Beschreibt uns kurz die Situation, wir sagen euch in einem GesprÀch wo der Hebel liegt.