Ich kenne Software Ausschreibungen von mehreren Seiten. Als Berater der sie mit begleitet hat. Als Anbieter der an der Beantwortung und darüber hinaus daran gearbeitet hat, aber auch als Problemlöser der danach aufgeräumt hat.
Meine ehrliche Einschätzung: Für alle Beteiligten ist eine Software Ausschreibung meistens richtig doof.
Was bei einer Ausschreibung wirklich passiert
Du definierst Anforderungen. Dann werden durch recherchen potenzielle Anbieter ausgewählt. Die Anbieter werden initial angeschrieben und Timelines festgelegt. Es gibt feste Termine für Rückfragen, Antworten der Anbieter, Vorauswahl und Präsentationen der Finalisten. Dann wartest du. Antworten trudeln in völlig unterschiedlichen Formaten ein. Du clusterst, sortierst, vergleichst gewürfelte Preise. Es gibt Meetings über die Ergebnisse dieser Meetings. Du erstellst eine Shortlist. Danach dann die Anbieterpräsentationen mit dem Ziel der Entscheidung näher zu kommen. Falls es eine Entscheidung gibt wird in die Verhandlung eingestiegen.
Bis dahin ist echt viel Wasser die Elbe runtergeflossen ehrlicherweise :)
Und was bekommst du am Ende? Oft ist es SAP, vielleicht einer der anderen üblichen Verdächtigen oder auch mal ein Eigenbau, gerade heute im KI Zeitalter. Manchmal fallen die Entscheidungen, weil es bequem ist oder weil jemand jemanden kennt, oder weil man lieber auf Nummer sicher gehen möchte.
Was auf der Anbieterseite passiert sagt dir niemand
Die smarteren Anbieter, oft auch die mit den besten Lösungen antworten gar nicht erst. Warum sollten sie auch? Ein RFP zu beantworten kostet Tage, manchmal Wochen. Für eine Chance die statistisch gegen null geht, weil sie manchmal direkt aus den Anforderungen ablesen können, für welches Produkt diese entworfen wurde.
Die Anbieter, die antworten sind oft genau die, die um jedes einzelne Projekt kämpfen müssen. Die ihre On-Premise-Lösung ins Rennen bringen, die gefühlt seit 2012 keinen echten Refresh mehr bekommen hat. Die Zeit investieren weil sie es müssen, auf Mangel an Projekten und nicht weil sie die beste Lösung für dich haben.
Und sobald ein externer Berater die Ausschreibung begleitet? Alle Alarmglocken auf Rot bei allen Anbietern. Erfahrene Anbieter wissen: Der weiß schon wer das Ding gewinnen wird. Die Ausschreibung ist Formalität, weil jemand sie zur Vorgabe gemacht hat.
Das schmutzige Geheimnis der Ausschreibung
Viele Unternehmen starten eine Ausschreibung weil sie sich erhoffen, dass einer der Anbieter, genug Energie in die Ausschreibung und die Rückfragen und Dokumentation investiert, um etwas Licht ins dunkle zu bringen. Viele Rückfragen sind legitim weil es unkonsistenzen gibt. Der Ausschreibungsprozess selbst führt zu mehr Klarheit darüber, was man eigentlich genau braucht.
Die Ausschreibung als kostenloser Beratungsprozess auf Kosten der Anbieter. Das klingt hart aber ich habe es oft genug erlebt und musste Zeit in etwas investieren, wo ich vorher schon wusste, dass es bereits entschieden ist.
Das eigentliche Problem: Es ist meistens nicht das Tool
Hier liegt das größte Missverständnis. Das Tool ist selten das Problem. Die Entscheidungswege sind das Problem. Auch die Prozesse und die Art und Weise Projekte im Allgemeinen anzugehen.
Viele Probleme lassen sich auch ohne neue Software lösen. Und die Wahrscheinlichkeit, dass die gleichen Probleme im neuen Tool genauso auftauchen (bzw. manchmal sogar schlimmer) ist fast vorprogrammiert. Es beginnt bereits bei der Einstellung: Wir kaufen ein neues Tool, dann wird alles besser.
Wird es nicht, zumindest nicht automatisch.
Was du stattdessen tun solltest
Bevor du die nächste Software Ausschreibung startest, lass einfach jemanden mit echter Problemlöser-Einstellung auf dein Problem schauen. Nicht jemanden der dir eine Lösung verkaufen will. Such dir jemanden der ehrlich genug ist und dir sagt ob du überhaupt eine neue Lösung brauchst.
Manchmal ist die Antwort: Nein. Manchmal ist sie: Ja, aber nicht das was du dir vorgestellt hast. Manchmal ist sie: Euer Problem ist woanders.
Diese Antwort bekommst du nicht aus einer Ausschreibung. Die bekommst du nur wenn jemand wirklich hinschaut, hinterfragt und die Leute versteht, die die Lösung später täglich nutzen sollen.
Falls du gerade vor einer Software-Entscheidung stehst und dir nicht sicher bist ob du auf dem richtigen Weg bist, meld dich einfach. Lieber davor als danach, weil es unheimlich viel Zeit und Energie spart.
— Robert
